Was kostet externe Abrechnung für eine Zahnarztpraxis?

Wer die zahnärztliche Abrechnung auslagern möchte, fragt meist zuerst nach dem Preis. Ein Stundensatz allein hilft bei der Einordnung jedoch kaum. Entscheidend ist, wie viel Zeit der externe Dienstleister für die laufende Abrechnung tatsächlich benötigt.

Diese Bearbeitungszeit hängt vor allem von zwei Faktoren ab: vom Arbeitsvolumen der Behandler und von der Qualität der Dokumentation. Hinzu kommen die technischen Bedingungen in der Praxis, etwa die Geschwindigkeit des Servers, der Praxissoftware und des Fernzugriffs.

Eine Beispielrechnung für einen Vollzeitbehandler

Für eine einfache Orientierung gehen wir von einem vollzeitbeschäftigten Behandler und idealen Arbeitsbedingungen aus. Die Behandlungen sind vollständig und abrechnungsfähig dokumentiert, Rückfragen bleiben die Ausnahme und der Zugriff auf die Praxissoftware funktioniert zuverlässig.

Unter diesen Voraussetzungen rechnen wir mit ungefähr fünf Stunden externer Abrechnung pro Woche. Für die Beispielrechnung setzen wir einen bewusst gerundeten Stundensatz von 100 Euro an:

Die Monatsberechnung lautet: 5 Stunden × 100 Euro × 52 Wochen ÷ 12 Monate. Sie dient nur der Orientierung und ist kein pauschales Angebot. Der tatsächliche Aufwand einer Praxis kann davon abweichen.

Warum der Stundensatz wenig über die Gesamtkosten sagt

Ein Zahnarzt kann zwei externe Abrechnungsdienstleister nicht sinnvoll vergleichen, wenn er nur deren Stundensätze kennt. Ob eine Stunde 95, 100 oder 105 Euro kostet, sagt noch nichts darüber aus, wie viele Stunden am Ende abgerechnet werden.

Bei fünf Stunden pro Woche bewirkt ein Unterschied von zehn Euro beim Stundensatz monatlich rund 217 Euro. Bereits eine zusätzliche Bearbeitungsstunde pro Woche erhöht die monatlichen Kosten bei einem Rechenwert von 100 Euro dagegen um rund 433 Euro.

Die wirtschaftlich entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wer bietet den niedrigsten Stundensatz? Sie lautet: Wie lange benötigt der Dienstleister für die vollständige und korrekte Abrechnung meiner Praxis?

Die Dokumentation hat den größten Einfluss

Eine vollständige Dokumentation ist die wichtigste Voraussetzung für eine wirtschaftliche externe Abrechnung. Fehlen Leistungen, Begründungen, Materialien oder medizinisch notwendige Angaben, kann die Abrechnung nicht einfach abgeschlossen werden. Der Sachverhalt muss geprüft und mit dem Behandler oder dem Praxisteam geklärt werden.

Jede Rückfrage kostet Zeit. Noch mehr Aufwand entsteht, wenn Informationen erst nachträglich zusammengesucht, Behandlungsabläufe rekonstruiert oder bereits vorbereitete Fälle erneut geöffnet werden müssen. Eine lückenhafte Dokumentation verteuert deshalb nicht nur die externe Bearbeitung. Sie erschwert auch eine vollständige und nachvollziehbare Abrechnung.

Gute Dokumentation bedeutet nicht, möglichst viel Text zu schreiben. Sie muss die erbrachten Leistungen und die für die Abrechnung erforderlichen Angaben klar, vollständig und zeitnah festhalten. Idealerweise geschieht das während oder unmittelbar nach der Behandlung.

Wenn die Dokumentation im Alltag nicht zuverlässig gelingt

Im laufenden Praxisbetrieb bleibt für die Dokumentation häufig wenig Zeit. Der nächste Patient wartet, das Telefon klingelt und notwendige Angaben sollen später ergänzt werden. Genau dabei entstehen Lücken.

Eine KI-gestützte Dokumentation kann den Behandler dabei unterstützen, Informationen strukturiert und näher am tatsächlichen Behandlungszeitpunkt festzuhalten. Praxispotenzial begleitet Zahnarztpraxen bei der Einführung von Sonia für die KI-gestützte Dokumentation und verbindet die Dokumentation mit den Anforderungen der späteren Abrechnung.

Die KI ersetzt weder den Behandler noch die fachliche Prüfung der Abrechnung. Sie kann aber dabei helfen, eine bessere Arbeitsgrundlage zu schaffen und vermeidbare Rückfragen zu reduzieren.

Auch die Technik beeinflusst die Bearbeitungszeit

Externe Abrechnung erfolgt remote in der vorhandenen Praxissoftware. Deshalb wirken sich auch die Geschwindigkeit des Praxisservers, die Internetverbindung und die Stabilität des Fernzugriffs auf den Zeitaufwand aus.

Wenn Masken langsam laden, Verbindungen abbrechen oder Dokumente erst nach längerer Wartezeit geöffnet werden, summieren sich kleine Verzögerungen über die Woche. Die Technik ist deshalb Teil der Kalkulation. Den größten Einfluss auf den Aufwand hat nach unserer Erfahrung dennoch die Dokumentation.

Was bedeutet der Idealfall?

Unsere Beispielrechnung mit ungefähr fünf Stunden pro Woche und Vollzeitbehandler setzt voraus:

• Die Behandlungen sind vollständig und abrechnungsfähig dokumentiert.
• Notwendige Begründungen und Materialien sind erfasst.
• Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen Praxis und Abrechnungsdienstleister sind geklärt.
• Rückfragen werden zeitnah beantwortet.
• Praxissoftware, Server und Fernzugriff arbeiten zuverlässig.

Je weiter die tatsächlichen Bedingungen davon abweichen, desto mehr Zeit kann die laufende Abrechnung beanspruchen. Eine seriöse Einschätzung sollte deshalb nicht allein auf der Zahl der Behandler beruhen. Auch deren Auslastung, das Behandlungsspektrum und die vorhandenen Abläufe müssen berücksichtigt werden.

Abrechnung für eine Zahnarztpraxis mit drei Behandlern: Worauf kommt es beim Vergleich externer Unterstützung an?

Drei Behandler sagen noch wenig darüber aus, wie viel externe Unterstützung Ihre Praxis benötigt. Beginnen Sie mit einer gemeinsamen Aufgabenliste: Sollen BEMA-, GOZ- und ZE-Abrechnung, Heil- und Kostenpläne oder Monats- und Quartalsabrechnungen übernommen werden? Halten Sie ebenso fest, was Ihre interne Abrechnung weiterhin erledigt. So lassen sich Angebote für denselben Aufgabenbereich vergleichen.

Für eine Aufwandsschätzung helfen Angaben zu den tatsächlichen Behandlungszeiten und zur Auslastung der drei Behandler, zum Behandlungsspektrum sowie zur Anzahl und Art der regelmäßig anfallenden Abrechnungsfälle. Beschreiben Sie außerdem den Dokumentationsstand, typische Rückfragen und vorhandene Rückstände. Aus drei Behandlern allein lässt sich weder ein fester Stundenbedarf noch ein verlässlicher Gesamtpreis ableiten.

Klären Sie, ob der Dienstleister mit Ihrer Praxissoftware und den benötigten Abläufen vertraut ist. Welche Version wird verwendet, wie erfolgt der sichere Fernzugriff und welche Zugriffsrechte sind erforderlich? Vereinbaren Sie eine nachvollziehbare Übergabe: Welche Vorgänge sind bereits bearbeitet, welche Informationen fehlen und wer gibt die nächsten Schritte frei? Ihre vorhandene interne Abrechnung sollte dabei gezielt eingebunden werden.

Ein Angebot sollte auch die Zusammenarbeit beschreiben. Wer ist Ihre feste Ansprechperson, wie wird eine Vertretung organisiert und wer beantwortet Rückfragen in der Praxis? Legen Sie Kommunikationswege und Zuständigkeiten fest. Fragen Sie ausdrücklich, welche Leistungen eingeschlossen sind, wie zusätzlicher Aufwand abgestimmt wird und welche Aufgaben bei Ihrer Praxis verbleiben.

Trennen Sie die laufende Unterstützung von der einmaligen Aufarbeitung alter Abrechnungsfälle. Für Rückstände sollten Umfang, Bearbeitungsstand und Prioritäten gesondert besprochen werden. Sonst vergleichen Sie möglicherweise ein Angebot für den laufenden Betrieb mit einem Angebot, das zusätzlich einen alten Arbeitsbestand umfasst.

Praxispotenzial übernimmt nach Vereinbarung operative Abrechnungsaufgaben remote in der vorhandenen Praxissoftware und kann die interne ZMV ergänzen. Zum bestehenden Angebot gehören feste Ansprechpartnerinnen und die gemeinsame Abstimmung von Aufgaben, Zugängen und Kommunikationswegen. Factoring bieten wir nicht an. Ob laufende Unterstützung oder die Bearbeitung von Rückständen möglich ist, klären wir anhand des Aufgabenbereichs und der verfügbaren Kapazitäten.

Wie lässt sich der tatsächliche Aufwand einschätzen?

Vor einer Zusammenarbeit sollte gemeinsam geklärt werden, welche Aufgaben extern übernommen werden, welches Arbeitsvolumen entsteht und wie die Dokumentation derzeit funktioniert. Erst daraus ergibt sich eine belastbare Einschätzung des voraussichtlichen Zeitbedarfs.

Praxispotenzial übernimmt die laufende Abrechnung remote in der vorhandenen Praxissoftware. Welche Aufgaben dazugehören und wie die Zusammenarbeit organisiert wird, lesen Sie auf unserer Seite Zahnärztliche Abrechnung auslagern.

Kurz gesagt: Die benötigte Zeit entscheidet

Sie möchten nicht nur Kosten vergleichen, sondern prüfen, ob Leistungen vollständig abgerechnet werden? Lesen Sie, wie wir Abrechnung und Dokumentation Ihrer Zahnarztpraxis prüfen. Bei offenen Rückständen hilft unser Beitrag Abrechnung bleibt liegen.

Die Kosten externer Abrechnung lassen sich nicht über den Stundensatz allein bewerten. Maßgeblich ist, wie lange der Dienstleister für die vollständige Bearbeitung benötigt. Im Idealfall rechnen wir bei einem vollzeitbeschäftigten Behandler mit ungefähr fünf Stunden pro Woche. Den größten Einfluss darauf hat eine vollständige, zeitnahe und abrechnungsfähige Dokumentation.