Eine Zahnarztpraxis kann monatelang nach einer erfahrenen ZMV suchen und trotzdem keine passende Bewerberin finden. Gleichzeitig laufen Heil- und Kostenpläne, Rechnungen, Rückfragen und Abrechnungsfälle weiter. Genau dann entsteht die Frage: Muss die Praxis zwingend eine weitere ZMV einstellen oder gibt es andere Lösungen?
Die Antwort lautet: Es gibt mehrere Wege. Eine externe ZMV kann eine davon sein, wenn intern Fachwissen oder Zeit fehlen, aber keine passende Fachkraft vor Ort verfügbar ist.
Sie finden keine ZMV für Ihre Praxis?
Wir prüfen mit Ihnen, welche Abrechnungsaufgaben sich extern übernehmen lassen und ob eine Remote-Lösung für Ihre Praxis sinnvoll ist.
Warum es so schwierig ist, eine erfahrene ZMV zu finden
Viele Praxen suchen keine zusätzliche Kraft für irgendeine Verwaltungsaufgabe, sondern eine Mitarbeiterin, die Abrechnung sicher beherrscht, eigenständig arbeitet und Verantwortung übernehmen kann. Genau dieses Profil ist schwer zu besetzen. Je spezieller die Aufgaben, desto kleiner wird der Bewerbermarkt.
Hinzu kommt, dass klassische Stellenmodelle nicht immer zum tatsächlichen Bedarf passen. Manche Praxen benötigen keine zusätzliche Vollzeitkraft, sondern nur verlässliche Unterstützung für bestimmte Abrechnungsbereiche oder einige Stunden pro Woche.
Welche Alternativen hat eine Zahnarztpraxis, wenn sie keine ZMV findet?
1. Aufgaben intern neu verteilen
Wenn bereits Fachwissen im Team vorhanden ist, kann eine klarere Aufgabenverteilung helfen. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiterinnen dafür tatsächlich Zeit haben. Werden Aufgaben nur zusätzlich auf ein ohnehin ausgelastetes Team verteilt, entsteht meist der nächste Engpass.
2. Mitarbeiter gezielt weiterqualifizieren
Eine interne Mitarbeiterin kann in bestimmte Abrechnungsbereiche hineinwachsen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Praxis langfristig eigene Kompetenz aufbauen möchte und genügend Zeit für Einarbeitung vorhanden ist.
3. Teilzeit oder Remote-ZMV einsetzen
Nicht jede Abrechnungsaufgabe muss vor Ort erledigt werden. Eine erfahrene ZMV kann viele Tätigkeiten remote übernehmen, sofern technische Zugänge, Dokumentation und Kommunikationswege funktionieren.
4. Externe Abrechnung nutzen
Eine externe Lösung eignet sich besonders dann, wenn die Praxis schnell Fachkompetenz benötigt, aber keine zusätzliche Stelle dauerhaft besetzen möchte. Der Umfang kann auf einzelne Aufgaben, bestimmte Bereiche oder die laufende Abrechnung begrenzt werden.
Was macht eine externe ZMV konkret?
Eine externe ZMV arbeitet nicht an der Anmeldung und übernimmt keine Aufgaben, die zwingend vor Ort stattfinden müssen. Ihr Schwerpunkt liegt dort, wo die Arbeit digital und fachlich klar abgegrenzt werden kann.
- Bearbeitung von Heil- und Kostenplänen
- ZE-, KB- und PA-Abrechnung
- GOZ- und BEMA-Abrechnung
- Rechnungsprüfung und Rechnungsstellung
- Aufarbeitung offener Abrechnungsfälle
- Klärung abrechnungsbezogener Rückfragen mit festen Ansprechpartnern
Wie die Zusammenarbeit im Detail aussehen kann, beschreiben wir auf unserer Seite Zahnärztliche Abrechnung extern auslagern.
Für welche Praxen ist eine externe ZMV besonders interessant?
- Die Stelle ist seit Wochen oder Monaten unbesetzt.
- Die vorhandene ZMV ist bereits ausgelastet.
- Es wird nur ein begrenzter zusätzlicher Stundenumfang benötigt.
- Die Praxis möchte ihre Abrechnung nicht von einer einzigen Person abhängig machen.
- Es sollen zunächst Rückstände abgebaut werden, bevor langfristig entschieden wird.
- Die Praxis möchte Fachkompetenz nutzen, ohne sofort eine neue Vollzeitstelle zu schaffen.
Was unterscheidet externe ZMV und klassische Neueinstellung?
Eine interne ZMV ist Teil des Praxisteams und kann auch Aufgaben übernehmen, die Anwesenheit vor Ort erfordern. Eine externe ZMV konzentriert sich dagegen auf klar definierte Aufgaben, die remote bearbeitet werden können.
Der Vorteil liegt in der Flexibilität. Der Nachteil ist, dass Abläufe, Dokumentation und Kommunikation sauber organisiert sein müssen. Externe Unterstützung funktioniert nur dann gut, wenn beide Seiten wissen, wer wofür zuständig ist.
Was kostet eine externe ZMV?
Die Kosten hängen vor allem vom tatsächlichen Arbeitsumfang ab. Eine externe Lösung kann wirtschaftlich interessant sein, wenn die Praxis keinen vollen Stellenumfang benötigt oder Fachkompetenz gezielt für bestimmte Aufgaben einkaufen möchte.
Eine ausführliche Einordnung finden Sie unter Was kostet externe Abrechnung für eine Zahnarztpraxis?.
Wenn die vorhandene ZMV schon am Limit ist
Eine unbesetzte Stelle belastet häufig zuerst die Mitarbeiterinnen, die bereits da sind. Wenn Aufgaben dauerhaft zusätzlich verteilt werden, steigt das Risiko für Rückstände und Fehler. Deshalb sollte die Praxis früh prüfen, welche Arbeit wirklich intern bleiben muss.
Dazu passt auch unsere Seite ZMV überlastet? So entlasten Zahnarztpraxen ihre Abrechnung.
Wie Praxispotenzial als externe ZMV unterstützt
Praxispotenzial arbeitet vollständig remote direkt in der vorhandenen Praxissoftware. Vor dem Start werden Aufgaben, Zuständigkeiten, Zugänge und Kommunikationswege festgelegt. So kann die Zusammenarbeit klar abgegrenzt werden und die Praxis weiß jederzeit, welche Aufgaben extern bearbeitet werden.
Wir arbeiten deutschlandweit mit Zahnarztpraxen und MVZ und unterstützen je nach Bedarf laufend, bei personellen Engpässen oder beim Aufarbeiten von Rückständen.
Keine passende ZMV gefunden?
Dann muss Ihre Abrechnung trotzdem nicht liegen bleiben. Wir schauen gemeinsam, ob eine externe ZMV für Ihre Praxis sinnvoll ist.
Häufige Fragen zur externen ZMV
Kann eine externe ZMV eine interne Mitarbeiterin vollständig ersetzen?
Das hängt vom Aufgabenbereich ab. Tätigkeiten, die zwingend vor Ort stattfinden, bleiben intern. Abrechnungsaufgaben können dagegen in vielen Fällen remote übernommen werden.
Ist eine externe ZMV auch nur für wenige Stunden pro Woche möglich?
Grundsätzlich ja, sofern Umfang, Praxissoftware, Aufgaben und verfügbare Kapazität zusammenpassen. Der konkrete Bedarf wird vor dem Start geklärt.
Muss die Praxis ihre Software wechseln?
Nein. Wir arbeiten in der vorhandenen Praxissoftware, sofern eine sichere technische Anbindung möglich ist.
Kann eine externe ZMV auch Rückstände aufarbeiten?
Ja. Neben laufender Unterstützung kann auch die strukturierte Aufarbeitung offener Abrechnungsfälle vereinbart werden.